これであなたもプレゼンの達人! パワーポイント便利機能まとめ

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会社や学校など、プレゼンテーションには欠かせない「パワーポイント」。
使う機会は多いけど、なかなか上手く使いこなせない……。
なんて方も多いのではないでしょうか。
パワポテクニック
 
そこで今回はパワーポイントの便利な機能をまとめてみました!
スマートに操作して、クールにプレゼンテーションを成功させましょう!


●矢印キーで、スライドを移動できる
矢印キーの上下や左右で、スライドを進めたり戻したりできます。
知っていればなんてことはありませんが、知っておくと便利な機能です。
 

●手軽に目次を作る
もうすぐ会議が始まるのに目次を作るのを忘れていた!
これから急いで作らなきゃいけないけど、時間がない!
そんなときに、簡単に目次を作る方法があるんです。

1. スライド一覧表示モードに変更する
2. 目次に入れたいスライドを選択
3. 「スライド一覧」ツールバーの「目次スライド」のアイコンをクリック

たったこれだけ。これなら、会議前のちょっとした時間に作れます。
 

●綺麗に印刷する
資料用にパワーポイントを印刷しようと思っても
デザインテンプレートが暗めで白黒で綺麗に印刷されない。
そんなときは、

1. 画面をグレースケール表示に変更して、白黒表示にする
2. スライド画面上で右クリックして「グレースケールの設定」から
綺麗に見える項目を選んで印刷

これで白黒でも綺麗に印刷することができます。
 

●デスクトップのアイコンでスライドショーを開く
スライドショーを開始するにはF5キーを押したり
メニューバーから開いたりといろいろな方法がありますが、
いずれも編集画面が見えてしまいます。
そんなときに便利なのがこの機能。

・保存するとき、ファイルの種類を「PowerPoint スライドショー」にして保存
もしくは
・拡張子を「.pps」に変更する

デスクトップのアイコンをダブルクリックするだけで、すぐにスライドショーが開きます。
しかし拡張子が変わってしまっているので、編集ができなくなってしまいます。
その場合は拡張子を「.ppt」にすることで、編集画面に戻すことができます。
 

●表示しているスライドから、スライドショーを開始する

・ Shiftキー + F5キー

これで、途中からでもスライドショーが開始されます。
誤ってスライドショーを終了させてしまった場合などに便利な機能です。
 

●スライドショーを繰り返し再生する
スライドショーを繰り返し再生をしたい時ってありますよね。
そんな時に便利な機能がこちらです。

1.全てのスライドに「画面切り替え」の「自動的に切り替え」を設定
2.スライドショーの設定から、オプションの
「Escキーが押されるまで繰り返す」を設定

これを設定することによって、
Escキーが押されるまでスライドショーが自動的に繰り返されます。
 

●指定のページへジャンプ
前のページに一気に戻りたい、または進みたいという場合に便利な機能です。

・スライドショー中に数字キーを押してからENTERキーを押す

たとえば、1、2 ENTERの順番で押すと12ページ目にジャンプします。
ちなみに1で先頭に、999と打てば末尾に飛ぶことができます。
 

●ブラックアウト・ホワイトアウト
スライドショーの途中に「B」を押すと画面がブラックアウトするんです!
ちなみに「W」だと白画面になります。
 

●プレゼンテーションをブラウザで表示する
完成したスライドをHTML方式で保存することで、
パワーポイントがインストールされていないパソコンでも
スライドを再生することができます。

・「ファイル」をクリックして「webページとして保存」を選択

出来上がったHTMLファイルをクリックすれば、
ブラウザが起動してプレゼンテーションが表示されます。
ブラウザの右下にある「スライドショー」をクリックすると、
画面全体にスライドショーを表示することができます。
フルスクリーンスライドショーは、スライドの最後まで表示されると、
ブラウザに戻ります。また、Escキーでキャンセルできます。
出来上がったwebページを誰かに渡すときは、
HTMLファイルだけでなく、一緒に作成されたフォルダも
まとめてコピーして渡す必要があります。
 

●パソコンを一瞬でプレゼン用デスクトップに変えるワザ
パワーポイントの機能ではありませんが、
普段使っているノートパソコンのデスクトップを見られたくない!
という方にぴったりの機能です。

Windows Vistaにある「Windowsモビリティセンター」の
「プレゼンテーション設定」の機能をオンにするだけで、
プレゼンテーションにふさわしいデスクトップ環境を整えてくれます。



■まとめ
パワーポイントを使いこなすことができたら、仕事の効率も上がります。
今回紹介した機能を使って、プレゼンテーションを成功させましょう!

<<衣川菊野>>


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